Neste artigo, conversaremos sobre uma tendência que vem crescendo no mundo profissional e um novo formato de comunicação que se estabelece nos dias de hoje: a videoconferência online.
Melhores práticas para videoconferências
Em 2020, com o acontecimento da pandemia mundial, muitas empresas se viram adaptando seus negócios de forma rápida, para que pudessem continuar girando a economia e vendendo seus produtos e serviços. Vários processos tiveram que ser adaptados, principalmente aqueles que envolviam a comunicação entre colaboradores.
A videoconferência online não é algo novo no mercado (ela já existe há 50 anos), mas sem dúvidas ela teve seu pico de uso nos meses de distanciamento social, onde pôde ser cada vez mais explorada.
Entretanto, você sabe quais são as melhores práticas na hora de participar ou realizar uma videoconferência online? Continue a leitura e veja as dicas que separamos que vão agregar à sua carreira.
A importância da videoconferência online para o trabalho
A videoconferência não dependeu apenas da pandemia para se estabelecer no mercado, na verdade, a prática de reuniões online já acontecia há algum tempo e para diversas finalidades: reuniões entre clientes e empresas, entrevistas profissionais online, aulas ao vivo em formato EAD, etc.
Leia mais: Tendências dos processos seletivos e entrevistas em 2020
Este tipo de reunião cresceu conforme a transformação digital foi tomando conta das empresas e resultou em uma comunicação extremamente prática e acessível em âmbito mundial.
Hoje, qualquer tipo de profissional precisa estar preparado para este formato de reunião, esteja ele empregado ou não, pois empresas do Brasil vem adotando cada vez mais formatos de processos seletivos mais digitalizados, além de implementarem também, nas rotinas de trabalho, processos mais automatizados e práticos, como a videoconferência online, que descarta a obrigação de deslocamento dos participantes de uma reunião, economizando assim tempo e despesas com transportes, por exemplo.
Por isso, nossa recomendação é que você, como profissional, se prepare todos os dias e esteja antenado nesta modalidade de comunicação. Seja curioso e saiba como lidar com videoconferências online: entenda as ferramentas disponíveis no mercado, confira quais são as funcionalidades presentes nelas, as diferenças entre cada uma delas como Zoom e Google Hangouts, enfim, invista um tempo e teste bastante este formato de reunião.
Se for preciso, convite amigos e família, entenda bem como as ferramentas funcionam e esteja preparado, afinal, você pode ter a experiência de participar de uma videoconferência online a qualquer momento.
Confira mais: Dicas de liderança para se tornar um gestor autêntico
Quando usar videoconferências online
Para ter uma comunicação assertiva na empresa onde você trabalha, é importante entender quais são os momentos certos para agendar ou até participar de uma videoconferência, até para poder evitar certos desconfortos com colegas de equipe e também valorizar o tempo de cada um, focando na produtividade e alta performance.
Por isso, listamos abaixo situações onde a videoconferência deve ser implementada nas empresas:
Quando toda a empresa está trabalhando em formato home office:
Se a sua empresa está trabalho remotamente, é bem provável que as videoconferências já devem acontecer, certo? Para diminuir o distanciamento da equipe e deixar as conversas mais pessoais e próximas, as empresas vêm optando por videoconferência frequentes, por exemplo diárias, semanais ou quinzenais, para obterem atualizações dos times.
Brainstorming ou reunião de alinhamento
Além de organizar reuniões para atualizar o time e manter a proximidade durante o home office, indicamos também as videoconferências para trocar ideias sobre novos projetos ou então para organizar as tarefas semanais ou mesmo mensais, por exemplo.
Com videoconferências mais rápidas e direcionadas, os resultados podem vir mais rápido e de forma mais prática do que simples trocas de emails.
Se o assunto for longo, delicado ou complexo
Se você precisa conversar com seu colega, gestor ou subordinado sobre algum assunto mais delicado, nós recomendamos que a videoconferência seja marcada, até para evitar mal entendidos na comunicação e a conversa ser mais próxima. Apesar de não ser presencial, a videoconferência traz uma proximidade parecida com uma situação presencial, pois podemos acompanhar as reações dos nosso colegas, por exemplo.
Contratação, entrevistas e processos seletivos
Se sua empresa ainda não tem o costume de iniciar processos seletivos com a ajuda de videoconferências, este é o momento de repensar a estratégia e verificar se é possível implementá-las. Com este formativo de processo, despesas por exemplo com transporte e deslocamento do participante podem ser reduzidas, além do tempo que também será otimizado.
Veja mais em: Dicas para entrevistas presenciais ou online
Boas práticas da videoconferência online: siga estes passos para se comunicar melhor
Ao contrário do que você pode ter imaginado, para ter uma comunicação assertiva em uma videoconferência, não basta somente falar bem ou ter autoconfiança. Em uma videoconferência, muitos outros detalhes estão envolvidos, afinal, você não está no mesmo local que o outro participante e para que a comunicação seja positiva e produtiva para todos, alguns cuidados devem ser tomados.
Você participará de videoconferência e quer passar uma boa impressão? Precisa saber como se comunicar melhor durante esta reunião? Então continue a leitura: .
Antes de tudo, prepare a parte técnica antes de participar da videoconferência
Certifique-se que você está conectado à uma boa conexão de internet. Se estiver em dúvidas de como sua internet está, faça um teste de velocidade, confira outras redes e veja qual será a melhor opção. Lembrando que quanto mais estável, melhor.
Depois, veja se seu computador está funcionando e se precisará de componentes extras, como fones de ouvido, microfone e webcam. Se você for usar um destes, faça testes antes da videoconferência, ligando para algum colega e até mesmo fazendo uma reunião de teste. Geralmente, usar estes componentes extras torna a qualidade da sua videoconferência melhor, tanto a sua voz e imagem, quanto a dos outros participantes.
Se possível, deixe sua câmera disponível durante as reuniões online
Para tornar a experiência da videoconferência ainda mais pessoal e parecida com uma reunião presencial, faça o possível para participar com a sua câmera ligada.
Para isso, vale reforçar que o ambiente em que você está fará parte da sua imagem e pode até mesmo interferir na sua comunicação, por isso, não esqueça de organizar o local onde seu computador está e verifique ao redor se não há algo estranho que pode aparecer no vídeo e desfocar a atenção dos outros participantes. Confira ainda a iluminação do local e se o mesmo é silencioso, para que não disperse sua atenção durante a videoconferência.
Hoje em dia, existem ferramentas que até mesmo permitem que você coloque fundos falsos na sua câmera, assim, ninguém vê o que está por trás de você, como seu quarto, sua casa, etc. Esta é uma funcionalidade bem bacana que está presente nas ferramentas Zoom e Teams da Microsoft, por exemplo.
Deixe seu microfone mudo se não estiver falando
Para tornar a comunicação ainda mais assertiva e melhor, não se esqueça de deixar seu microfone no mudo quando você não estiver falando. Isso evita que ruídos indesejados sejam ouvidos pelos outros participantes da videoconferência.
Muitas vezes, quando estamos trabalho em formato home office, barulhos indesejáveis podem aparecer e nós não temos o controle de tudo. Eles podem ser: carros passando na rua, telefone, campainha, animais, crianças, etc. Por isso, se você puder evitar que estes barulhos sejam passados para a videoconferência, sem dúvidas a comunicação será bem melhor. Entretanto, se não for possível evitar estes sons ou mesmo se isso acontecer com outra pessoa que está na videoconferência, se mostre prestativo e empático, pois estas situações acontecem com frequência e são normais no ambiente de trabalho remoto.
Seja compreensivo e explore as funcionalidades da ferramenta de videoconferência
Além da empatia que citamos no exemplo anterior, é importante destacar também que nem todas as pessoas se sentem confortáveis em abrir suas câmeras e aparecer em videoconferências. Por isso, se existir alguém com este perfil presente na reunião, seja compreensivo e abra a opção de conversar também pelo chat que está presente nas ferramentas de reunião online ou mesmo mude o formato para uma reunião apenas por voz. Assim, é possível evitar constrangimentos da equipe e colegas de trabalho.
Se na verdade é você não se sente confortável, não fique intimidado e avise os outros participantes que vai interagir pelo chat disponível, assim, todos ficam integrados e qualquer tipo de desconforto é evitado.
Evite reuniões muito longas
Como citamos no começo do artigo, existem momentos onde a videoconferência precisa ser implementada. Entretanto, tome cuidado para não banalizar este tipo de comunicação. Este estudo da Microsoft diz que em uma reunião virtual, devido ao nível mais alto de concentração dos participantes, a fadiga começa a ocorrer entre 30 a 40 minutos.
Quebre o gelo e deixe o papo descontraído
Se a reunião for mais informal, não perca tempo e deixe a conversa mais descontraída entre os colegas. Use e abuse dos recursos que as ferramentas de videoconferência disponibilizam. Um exemplo simples é a funcionalidade de compartilhar a tela. Quem sabe você não apresenta um vídeo legal ou compartilha uma foto antiga do time?
Este também pode ser um momento para fazer networking com pessoas diferentes da sua empresa, e até mesmo conhecê-las melhor. Sem dúvidas, elas terão algo para te ensinar, mesmo através de videoconferência.
Tenha em mente que o melhor formato sempre será o presencial, justamente por ter o contato mais próximo com as pessoas, então quanto mais próxima a videoconferência for este formato, melhor será a comunicação.
Leia mais: Como fazer networking
Participe de videoconferências online e entenda tudo sobre esta nova modalidade de reuniões
Para entender completamente como este formato funciona, o melhor a se fazer é participar de mais reuniões online. Quanto mais experiência temos, melhor se torna as nossas futuras experiências e nosso aprendizado cresce exponencialmente.
Apesar de distanciamento social, as ferramentas de videoconferência oferecem para nós uma ponte entre nosso trabalho, amigos e família, permitindo uma comunicação contínua, frequente e presente.
Por isso, sempre que tiver esta oportunidade, participe de uma e fique por dentro das funcionalidades oferecidas, desta forma, sua comunicação por videoconferência online vai melhorar bastante e você se tornará especialista neste assunto.
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